Πώς η μηχανογράφηση συμβάλλει στην αποτελεσματικότητα μιας επιχείρησης
- 23/03/2021
Κάθε επιχείρηση, από τη φύση της είναι ένα ανοιχτό σύστημα. Έρχεται σε επαφή και αλληλεπιδρά με τρίτα συστήματα, διαθέτοντας τμήματα και εσωτερική οργάνωση που ακολουθούν βασικές διεργασίες μεταξύ τους. Για να υπάρξει μία αποτελεσματική επικοινωνία και συνεργασία με τους εξωτερικούς συνεργάτες της αλλά και τα τμήματά της, σημαντικός παράγοντας είναι η εισροή πληροφοριακών στοιχείων. Μόνον με αυτόν τον τρόπο, μία επιχείρηση είναι σε θέση να έχει γνώση και να λειτουργεί σωστά και αποτελεσματικά, διασφαλίζοντας το μέλλον της και την εύρυθμη λειτουργία της.
Ως γνωστόν, η γνώση βασίζεται στις πληροφορίες και οι πληροφορίες στηρίζονται σε δεδομένα. Η γνώση για μία επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως ένα σημαντικό μέσο για την απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. Κι αυτό γιατί μπορεί να πάρει αποφάσεις και να κάνει επιχειρηματικές κινήσεις που θα βελτιώσουν τη θέση της έναντι των ανταγωνιστών της.
Εδώ, λοιπόν, έρχεται η μηχανογράφηση, η οποία αποτελεί έναν από τους πιο σημαντικούς, αν όχι τον σημαντικότερο, παράγοντες στην οργάνωση και υποστήριξη μίας επιχείρησης. Μηχανογράφηση σημαίνει οργάνωση επιχειρήσεων με τη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών & συστημάτων ERP. Είναι η καρδιά μίας επιχείρησης. Η μηχανογράφηση είναι αυτή που θα εφοδιάσει, οργανωμένα και έγκαιρα, την διοίκηση μίας επιχείρησης και τα τμήματά της με δεδομένα και σωστή πληροφόρηση.
Αν θέλουμε να συνοψίσουμε την χρησιμότητά της, μπορούμε να πούμε ότι συμβάλλει στα εξής:
- Συγκεντρώνει όλα τα δεδομένα σε ένα σημείο.
- Βελτιώνει την επικοινωνία μέσα στην επιχείρηση
- Αυτοματοποιεί χειροκίνητες ενέργειες κάνοντας την επικοινωνία πιο σωστή και αποδοτική.
Τα συστήματα μηχανογράφησης παίζουν πρωταρχικό ρόλο σε μία επιχείρηση. Χωρίς την μηχανοργάνωση και τις νέες τεχνολογίες, πολλές επιχειρήσεις δεν θα μπορούσαν να λειτουργήσουν ομαλά.
Η Μηχανοργάνωση βοηθά μία επιχείρηση να αυξήσει το μερίδιο αγοράς, να μειώσει το κόστος παραγωγής και να αναπτύξει νέα προϊόντα. Αναφερόμενοι στην παραγωγικότητα μίας επιχείρησης, αξίζει να σημειώσουμε πως οι νέες τεχνολογίες της πληροφορικής παίζουν σημαντικό ρόλο στην αποδοτικότητα & αποτελεσματικότητά της, δημιουργώντας ανταγωνιστικό πλεονέκτημα έναντι του ανταγωνισμού.
Επιπλέον, τα μηχανογραφικά συστήματα προσδίδουν επιχειρηματική αξία σε μία επιχείρηση κι αυτό γιατί τα πληροφοριακά συστήματα δίνουν τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να αυξήσουν τα έσοδά τους ή να μειώσουν το κόστος προσφέροντας πληροφορίες που βοηθούν τους managers να παίρνουν έγκαιρες αποφάσεις ή να βελτιώνουν τα επιχειρηματικά τους σχέδια. Με τη μηχανογράφηση, κάθε επιχείρηση συλλέγει συστηματικά ανεπεξέργαστες πληροφορίες και τις μετασχηματίζει, μέσα από στάδια επεξεργασίας, ώστε να προσδώσει αξία στις πληροφορίες αυτές.
Είναι πολύ σημαντικό να αναφέρουμε πως τα πληροφοριακά συστήματα βοηθούν τις εταιρείες να λειτουργήσουν από απομακρυσμένες τοποθεσίες, να λανσάρουν νέα προϊόντα, να αναδιαμορφώνουν θέσεις απασχόλησης, να συντονίζουν τη ροή της εργασίας των στελεχών και να μπορούν να αλλάζουν ριζικά τον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων.
Τα πληροφοριακά συστήματα και η αποτελεσματική μηχανογράφηση έχουν πολλά πλεονεκτήματα και δυνατότητες. Ενδεικτικά:
- Έχουν τη δυνατότητα οργάνωσης διαφορετικών διαδικασιών και ροών εργασίας
- Μπορούν και διανείμουν εύκολα τα δεδομένα στα διάφορα τμήματα μίας επιχείρησης.
- Αυξάνουν την αποδοτικότητα μίας επιχείρησης.
- Προσφέρουν αυξημένο έλεγχο στους απολογισμούς με την επεξεργασία οικονομικών δεδομένων
- Είναι ακριβή και γρήγορα στην επεξεργασία των πληροφοριών
- Βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα των επιπέδων της παραγωγικότητας
- Μειώνουν τα λειτουργικά κόστη
- Βελτιώνουν την εξυπηρέτηση των πελατών
Συνοψίζοντας αξίζει να πούμε πως ζούμε σε μία εποχή όπου, πλέον, το επιχειρηματικό περιβάλλον έχει διαφοροποιηθεί από τις παγκόσμιες επιρροές και τις αλλαγές που συντελούνται. Ο ανταγωνισμός πλέον δεν είναι τοπικός αλλά διεθνής και τα παγκόσμια συστήματα επικοινωνίας έχουν εξελιχθεί. Η πληροφορική και η σωστή μηχανοργάνωση είναι το εργαλείο που θα βοηθήσει να επιβιώσουν οι επιχειρήσεις στις αλλαγές που συντελούνται σε παγκόσμια κλίμακα.